Si estás buscando aprender cómo se hacen los asientos contables en el Libro Diario, en éste artículo te ayudaré a conseguirlo con explicaciones amenas y buenos ejemplos, que es lo que nuestra mente más agradece a la hora de intentar comprender cualquier explicación.
Para ello, y antes de empezar, te recomiendo tener siempre presente el Cuadro de Cuentas del Plan General Contable (vamos, que lo tengas a mano para ver las cuentas que vas a anotar).
Lo que debes saber antes de contabilizar
Vamos a aprender a contabilizar, y para ello, antes es necesario familiarizarse con los conceptos que rodean al asiento contable. Para ello, abordaremos las definiciones más vinculadas, para que no nos suene a chino las posteriores explicaciones.
Qué es un asiento contable
Un asiento contable es un apunte que se realiza en el Libro Diario, dejando reflejado en el mismo el hecho contable que se ha producido, derivado de un documento. Por ejemplo, por la recepción de una factura por una compra que hemos hecho a un proveedor, debemos contabilizar ese hecho contable, pues para ello utilizaremos un asiento contable.
La cuenta T
La cuenta en forma de T representa la contabilidad que entra en el libro mayor, en el que se registran todos los movimientos de las numerosas cuentas que van apareciendo en los asientos del libro diario durante el período contable.
Dado que estas cuentas tienen un DEBE (lado izquierdo) y un HABER (lado derecho), su estructura tiene exactamente forma de T y las partidas que las componen son idénticas a las del libro diario.
Por último, cabe señalar que el número de cuentas en forma de T en el libro mayor es igual al número de cuentas que aparezcan en los diferentes asientos contables del libro diario, es decir, que si aparece la cuenta «400 proveedores» en diferentes asientos del libro diario, se registrará en el libro mayor una única cuenta T «400 proveedores» que tendrá registrada en ella todos los movimientos que han habido en el debe y el haber.
El debe y el haber
El debe es el lado izquierdo del asiento contable y el haber es el lado derecho. Estas dos palabras no tienen significado semántico, así que no intentes darles un significado semántico (no en el español de hoy).
Cargar y abonar
Cargar y abonar siempre se refiere a las cuentas de los asientos contables, es decir, cargar una cuenta o abonar una cuenta. Es muy simple, cargar viene a significar una anotación en el debe (a esta misma acción se le puede llamar también debitar o adeudar), y abonar se trataría de realizar una anotación en el haber (que también se le llama acreditar).
La regla de la doble partida
La regla de la doble partida nos detalla que: en todo asiento contable se debe realizar al menos una anotación en el debe y otra en el haber. Además, la sumatoria de las cuentas anotadas en el debe de cada asiento, debe ser igual a la suma de las cuentas del haber del mismo asiento.
Digamos que, la regla de la doble partida, crea una balanza en el asiento contable, de modo que en el lado izquierdo del asiento, en el debe, tendremos siempre (y sin excepción) el mismo valor que en el lado derecho, en el haber.
Qué es el saldo de una cuenta
En la contabilidad, el saldo de una cuenta es la diferencia que existe entre el Debe y el Haber de dicha cuenta.
¿Cómo es esto?
Verás, como ya te he explicado, a cada cuenta del cuadro de cuentas que aparece en el Libro Diario, le corresponde una anotación en el Libro Mayor con su propia cuenta T.
Pues bien, la diferencia que existe entre la sumatoria del Debe y la sumatoria del Haber de cada cuenta T, se le denomina saldo, y de esta diferencia puede resultar saldo deudor, saldo acreedor y saldo 0.
Por ejemplo: imagina que tenemos la cuenta T de proveedores (cuenta 400), que tiene en el debe 5.000 € y en el haber 5.000 € también, por lo que la diferencia (la resta entre ambos) será de 5.000 – 5.000 = 0. En éste caso el saldo de la cuenta proveedores será saldo 0.
Cuando una cuenta queda con saldo 0 o saldo nulo, se le denomina como cuenta saldada.
Saldo Deudor y Saldo Acreedor
Habiendo entendido lo anterior, pasemos a explicar en qué casos nos encontraremos saldo deudor o acreedor.
El saldo deudor aparece en los casos en que la diferencia entre el debe y el haber, es mayor el debe. Ejemplo: cuenta 300 mercaderías, Debe (2.000) Haber (1.500); 2.000 – 1.500 = 500. Saldo de la cuenta: 500 (Saldo Deudor).
Con el saldo acreedor ocurriría justo lo contrario, es decir, aparece cuando la diferencia entre el debe y el haber, es mayor el haber. Ejemplo: cuenta 570 caja, Debe (3.000) Haber (4.000); 4.000 – 3.000 = 1.000. Saldo de la cuenta: 1.000 (Saldo Acreedor).
Cómo se hacen los asientos contables
Vamos ya a empezar con la explicación de un primer asiento contable.
En los asientos tenemos 2 lados en los que se pueden registrar las cuentas, el lado izquierdo sería el debe y el lado derecho el haber. Que una cuenta vaya en el debe o en el haber dependerá del tipo de cuenta que sea y del hecho contable que se vaya a registrar.
¿A qué me refiero con esto? Lo vas a ver más claro con un ejemplo:
Ejemplo de asiento explicado
Compramos un ordenador para su uso en oficina que nos cuesta 1.000€ y pagamos en efectivo.
Lo primero será identificar qué cuentas participan en el asiento contable, leyendo el enunciado. Si lo analizamos, vemos que por un lado tenemos la cuenta 217 equipos para procesos de la información, que refleja esa adquisición del ordenador, y por otro lado estaría la cuenta 570 caja que está vinculada al pago en efectivo (en este asiento no hablaremos aún del IVA para no complicarlo).
Cuentas que van al debe o al haber
En los asientos contables se deben respetar unas reglas básicas respecto al posicionamiento de las cuentas en el debe o haber:
- Las cuentas de activo: nacen y aumentan en el debe, y disminuyen en el haber.
- Las cuentas de pasivo y patrimonio neto: nacen y aumentan en el haber, y disminuyen en el debe.
- Las cuentas de gasto: se anotan en el debe cuando aumentan y en el haber cuando disminuyen.
- Las cuentas de pasivo: se anotan en el haber cuando aumentan y en el debe cuando disminuyen.
Teniendo en cuenta lo anterior, y debiendo haber profundizado ya en los tipos de cuentas (sepamos diferenciar de qué tipo son cada cuenta), podemos deducir que: la cuenta 217 Equipos para procesos de la información, es una cuenta de activo, y la cuenta 570 caja también es una cuenta de activo.
Puede que estés pensando: ¿ambas van al mismo lado entonces?
Pues no, la cuenta 217 está aumentando, porque al adquirir ese bien (el ordenador) la cuenta aumenta, tenemos más de ese bien, por tanto se anota en el debe. Sin embargo, la cuenta 570, al estar pagando, tenemos menos dinero efectivo, por lo que debe anotarse en el haber.
En los ejercicios de contabilidad que te tengo preparados en este curso, aprenderás a contabilizar todo tipo de asientos, con ejemplos que te serán de fácil comprensión.