¿Sigue llevando la contabilidad de su empresa con lápiz, papel y calculadora? Ha llegado el momento de introducir la tecnología en su negocio eligiendo uno de los muchos programas de contabilidad disponibles en 2022.
La tecnología ha automatizado lo que hemos estado haciendo durante mucho tiempo. Los gastos mensuales, las ventas/compras, los balances y las nóminas pueden gestionarse ahora con sólo pulsar un botón.
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¿Qué es un programa de contabilidad?
Un programa de contabilidad es la aplicación básica utilizada por las organizaciones para registrar el flujo de fondos para su revisión y auditoría interna y externa.
Es la herramienta principal para evaluar la salud financiera de una organización y cumple con los requisitos legales a través de herramientas como el libro mayor y diario, las cuentas por pagar y por cobrar, las órdenes de compra, el control de inventario y la facturación.
Tipos de programas de contabilidad
Los programas informáticos de contabilidad se utilizan para recopilar y comunicar información sobre la situación financiera de una empresa. Estos softwares son esenciales para la correcta gestión de una organización.
Antes de decidir qué software utilizar, es importante entender los diferentes tipos que existen y qué características poseen. Las grandes categorías de programas informáticos de contabilidad pueden desglosarse como sigue.
Hojas de cálculo
Algunos empresarios, negocios y pequeñas empresas optan por utilizar hojas de cálculo para la contabilidad. Esto se debe a que sus necesidades no requieren un software complejo y costoso para llevar la contabilidad. Y curiosamente, las hojas de cálculo pueden configurarse para registrar cualquier dato financiero que se considere relevante, como gastos, ingresos, salarios, etc.
Software comercial
Los programas informáticos comerciales de contabilidad son los más utilizados en el mundo. Puede configurarse para adaptarse a las necesidades de la empresa, tiene múltiples capas de detección de errores para evitar que se introduzca información incorrecta y produce informes estandarizados que pueden configurarse para adaptarse a las necesidades del usuario.
Los programas comerciales pueden requerir servicios de consultoría para su instalación o un largo proceso de instalación y personal in situ para su mantenimiento. Una variación de este concepto es el software de contabilidad que se ofrece como un servicio en línea, que requiere que el usuario se registre en el sitio web del proveedor para acceder al software. Este último método requiere una cuota mensual por usuario, en lugar de la compra inicial del software.
Software de planificación de recursos empresariales (ERP)
El software ERP integra la información de todos los departamentos de una empresa en una sola base de datos. De este modo, se puede eliminar el problema de los programas informáticos departamentales separados y la imposibilidad de compartir información.
Sin embargo, es dolorosamente caro y puede tardar más de un año en aplicarse. Normalmente, sólo las organizaciones más grandes y complejas necesitan este tipo de software.
Programa contable a medida
Este tipo de software se desarrolla a medida para una organización. Este método sólo suele adoptarse cuando las necesidades de la empresa son muy específicas y no pueden ser satisfechas por los programas habituales o ERP. Sin embargo, como el software a medida suele tener errores y requiere más mantenimiento que los paquetes comerciales, este método raramente se utiliza.
Softwares contables en la nube
También conocido como software de contabilidad en línea o basado en la web, el software de contabilidad está alojado en un servidor remoto. Los usuarios envían datos a la «nube», donde se procesan y se devuelven al usuario.
Los usuarios pueden acceder a estas aplicaciones de software a través de una red, como Internet, mediante un proveedor de servicios de aplicaciones en la nube. Con el software de contabilidad en la nube, todos los miembros de la empresa pueden acceder a ella desde su propio pc, por lo que no es necesario tener un escritorio independiente con el software instalado. Los equipos remotos o las sucursales también pueden acceder a los mismos datos y a la misma versión del programa.
Una de las principales ventajas del software de contabilidad en la nube es que la copia de seguridad de los datos y la recuperación de desastres suelen estar incluidas como parte de la cuenta.
Top 10 Software de Contabilidad
Tanto si se está iniciando en el mundo de los programas de contabilidad, como si cree que no puede llevar sus libros en Excel o no está satisfecho con su programa actual, elegir el programa de contabilidad adecuado no es una tarea fácil.
Sí, hay muchos programas en el mercado y puede verse abrumado rápidamente por todas las funciones, precios y características respectivas que ofrecen. Eche un vistazo a nuestra selección de los programas de contabilidad más populares del mercado en 2022.
#1 Contasol
Es una solución contable que permite a las empresas cumplir con las obligaciones financieras que puedan tener. A diferencia de otros programas de contabilidad, Contasol tiene la ventaja de ser gratuito. Es lo suficientemente flexible como para satisfacer las diferentes necesidades de cualquier empresa, PYME o asesor fiscal.
#2 Holded
Holded es un programa de contabilidad online, facturación y cobro para autónomos y pequeñas empresas, que permite a los usuarios crear y enviar facturas, formularios ad hoc, presupuestos y gestionar todos los gastos.
Los usuarios pueden importar mercancías de múltiples almacenes con diferentes tarifas y categorías, y también pueden controlar a los clientes y proveedores configurando la automatización fiscal y contable y las alertas de stock.
#3 Anfix
Más que un software de contabilidad online, es una completa herramienta de gestión empresarial en la nube. Dispone de diferentes tipos de planes: un plan ‘Profesional’ para las necesidades básicas de facturación de los autónomos, un plan ‘Business’ para las pymes que quieran gestionar sus cuentas y una opción para empresas de consultoría. Lo que nos gusta de esta herramienta es su avanzada funcionalidad.
Disponen de una tecnología llamada ‘cleverscan’ que permite escanear recibos y facturas para su contabilización. También tiene un sistema de conciliación automática con el banco y la posibilidad de importar directamente al programa las notificaciones enviadas por la Agencia Tributaria.
#4 Contasimple
Contasimple es una herramienta web contable concebida para simplificar los procesos de facturación, contabilidad y cálculo de impuestos. Su principal objetivo es proporcionar a los usuarios una forma sencilla, fácil y amigable de gestionar todos los aspectos contables de su negocio, ya sea autónomo, PYME, empresa o institución.
#5 Visionwin
Visionwin Contabilidad es un programa gratuito para pequeñas y medianas empresas con características profesionales y un uso muy intuitivo. Está estructurado para que puedas empezar a utilizarlo en pocos minutos. Sólo tiene que descargar el software e instalarlo en su ordenador. Pronto descubrirás las posibilidades.
Por ejemplo, el plan de cuentas preestablecido, la contabilización automática, el presupuesto y el cálculo de costes, e incluso los informes fiscales. También está vinculado al Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) para la gestión de activos fijos y la elaboración de informes estadísticos, lo que facilita enormemente la organización de su empresa.
#6 E-autónomos
E-autónomos está considerado como uno de los programas de contabilidad online para autónomos más fiables de la red. Es adecuado para medianas empresas, pequeñas empresas y autónomos que necesitan llevar un control exhaustivo de sus ingresos y gastos empresariales. Te permite estar al día con la legislación más reciente presentando tus declaraciones de impuestos cada tres meses.
#7 Navision
Microsoft Dynamics Nav, o Navision, es esencialmente un software de gestión o planificación de recursos empresariales (ERP) online que facilita diversas tareas administrativas dentro de una empresa.
Puede integrar procesos de diferentes departamentos, como la contabilidad, la gestión de inventarios, las compras, etc. Navision es un software complejo ya que maneja varios componentes al mismo tiempo. Por ejemplo, la base de datos está gestionada por Microsoft SQL Server y el servidor de aplicaciones es propio.
Pero lo más importante es que su cliente permite a los usuarios de Windows acceder a él desde una aplicación muy intuitiva. También es posible el acceso remoto.
#8 Contaplus Sage 50
Contaplus o Sage 50 es un programa de contabilidad y gestión para empresas lanzado por Sage Software en el Reino Unido. Su versatilidad y sencillez lo convierten en el programa por excelencia para que las pymes y los autónomos lleven la contabilidad de su empresa al día.
Estos últimos (autónomos) no están obligados legalmente a presentar estados financieros. Además, no están obligados a cumplir con el sistema contable vigente y pueden llevar sus cuentas de la forma que mejor se adapte a su empresa. En cualquier caso, puede ser una buena herramienta para gestionar sus cuentas.
Contaplus o Sage 50 son soluciones que permiten a los no expertos registrar las cuentas, facilitando esta tarea a las empresas más pequeñas. Esto las convierte en las soluciones líderes del mercado.
#9 Oficonta
Oficonta es un potente programa de contabilidad muy fácil de usar que interconecta e integra todas las secciones y módulos, haciendo más productivo el trabajo administrativo de todo tipo de empresas y asegurando que toda la información actualizada esté siempre disponible con un solo clic.
Además de los procedimientos contables generales, cuenta con secciones especiales para la contabilidad financiera, el análisis, la tesorería, el presupuesto, el inmovilizado y las nóminas. Siempre con un único concepto de datos: el único dato introducido en el programa actualiza cada módulo sin tener que repetir el trabajo.
#10 Altai
Altai es uno de los programas de contabilidad online más populares del mercado. Gracias a sus diversas funcionalidades, podrás gestionar todos tus planes contables sin necesidad de tener conocimientos de contabilidad.
Desde hace muchos años, Altai Soft, la empresa que comercializa este software, se ha centrado en el desarrollo de diferentes soluciones de gestión para todo tipo de profesionales y entidades (pymes, autónomos, despachos, asesorías, etc.).
El principal objetivo de Altai es que los usuarios puedan potenciar su negocio con el apoyo de los servicios técnicos de la empresa. PYMES, empresas de construcción, empresas inmobiliarias, organizaciones sin ánimo de lucro y cooperativas. Los usuarios también pueden crear sus propios planes en función de sus necesidades reales.
¿Qué programa de contabilidad online elegir?
Hemos visto 10 programas de contabilidad de diferente tipo, ya no sólo por el tipo de instalación, si no por la naturaleza jurídica de quien desee contar con uno de ellos, pero esto puede ser difícil entre tantas opciones.
Para evitar esta incertidumbre te mostraré una tabla comparativa en la que podrás valorar qué programa conviene más a tu modelo de negocio en función de las necesidades y del presupuesto. Recuerda que si deseas profundizar más en un programa en específico, puedes ir a su review, en la que sabrás todas las características que brinda dicho software.
Tabla comparativa programas de contabilidad
| Logo | Software | Instalación | Precio | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
 | Altai | Local | Consultar 912010750 | |||
 | Contasol | Nube y Local | Plan Digital: 155€/año Tiene versión gratuita. | |||
 | Holded | Nube | Plan Básico: 25€/mes | |||
 | Anfix | Nube | Plan Freelance: 10,90€/mes Demo (15 días gratis) | |||
 | Contasimple | Local | Plan Profesional: 8,95€/mes Tiene versión gratuita. | |||
 | Visionwin | Local web | Plan Actualizaciones: 204,49€/año Tiene versión gratuita. | |||
 | E-auton. | Plataforma web | Plan Básico: 7,90€/mes Puedes probar 10 días gratis. | |||
 | Navision | Nube | Plan Business Essentials: 59€ por usuario/mes. | |||
 | Sage 50 | Nube | Plan Essential: 22,5€/mes (3 meses). Después: 45€/mes. | |||
 | Oficonta | Local | Consultar 953280144 |
¿Qué puede hacer un Software Contable?
¿Cómo funciona realmente un programa de contabilidad y qué funciones ofrece? El software de contabilidad puede optimizar su negocio de diferentes maneras, dependiendo de su función y propósito principales. Desde la simple facturación hasta los complejos informes fiscales, los sistemas de contabilidad ofrecen una amplia gama de funciones adicionales, todas ellas imposibles de realizar sin el sistema adecuado.
Entonces, ¿qué hace el software de contabilidad? Estas son algunas de las funciones del software de contabilidad.
Contabilidad
La contabilidad es un componente clave de todos los sistemas de esta categoría y es la primera parte que hay que buscar al elegir una solución fiable. Cuando se oye la palabra «contabilidad», se piensa en el libro mayor, los activos fijos, las cuentas por pagar y por cobrar, las conciliaciones bancarias, etc. Por supuesto, estos son los más básicos e importantes, con sistemas avanzados que proporcionan a los usuarios más campanas y silbatos.
Facturación
Aunque algunos sistemas de contabilidad se dedican a la facturación, la mayoría de los sistemas siguen funcionando de forma similar, como un módulo completo de cualquier operación financiera. Esto permite la automatización de las tareas rutinarias de cobro, la adaptación de las operaciones a los nuevos y eficaces métodos de pago y a las normas del sector, y la creación de facturas precisas y puntuales.
Presupuestación y previsión
Se trata de otro módulo integrado común a la mayoría de los sistemas de contabilidad, que ayuda a calcular y contabilizar los resultados financieros del año en curso y a estimar el presupuesto del año siguiente. Estos sistemas permiten a las empresas realizar estimaciones y establecer objetivos de ventas factibles y optimistas.
Gestión de activos fijos
Ya sea como herramienta independiente o como módulo incluido, la gestión de activos fijos ayuda a gestionar los datos financieros con mayor precisión. El módulo combina funciones como el historial de auditoría, los registros de costes, los cálculos de depreciación y la asignación de recursos.
Nómina
La función de nómina permite calcular y procesar los pagos de los empleados, preparar e imprimir cheques sin demora y cumplir con los requisitos legales y fiscales sin errores. También habrá sistemas dedicados a la gestión de nóminas, utilizados por las empresas y los altos cargos para recordar sus obligaciones financieras.
Gestión de inventarios
La gestión de inventarios es un conjunto de herramientas específicas desarrolladas para la gestión de inventarios, donde encontrará todas las herramientas que necesita para dar a su negocio una línea de productos de mayor duración. Esto significa que puede controlar el stock y el movimiento de sus productos y evitar diversos problemas de entrega, como el exceso de existencias o la falta de ellas.
Software Contable para diferentes opciones jurídicas
El reglamento establece una serie de obligaciones en función de la condición jurídica del sujeto: autónomo, PYME o empresa. Por este motivo, no todos los usuarios necesitan los mismos requisitos de software. A continuación encontrará las mejores opciones para su situación.
Programas de Contabilidad para Autónomos
Vamos a ver cuáles son los programas de contabilidad que más convienen a los trabajadores autónomos.
Trabajar como autónomo ofrece ventajas como una mayor autonomía en la gestión de la propia organización y del tiempo, y un mayor poder de decisión sobre el trabajo que se realiza y los clientes con los que se trabaja.
Por otro lado, algunos de los procedimientos y obligaciones que deben seguir las empresas también se aplican a los autónomos. Por supuesto, esto también es válido para la gestión contable. La diferencia es que los autónomos pueden no tener recursos para contratar los servicios de especialistas o adquirir soluciones informáticas como en las grandes empresas.
Por ello, las mejores opciones para trabajadores autónomos pueden ser programas como e-autonomos y contasol.
Programas de Contabilidad para Pymes
Las PYMES manejan diariamente grandes cantidades de datos e información contable, lo que les quita una enorme cantidad de tiempo que podrían utilizar para otras tareas. Por esta razón, muchas empresas ya utilizan software para gestionar sus cuentas, especialmente software alojado en la nube.
¿Por qué utilizar un programa de contabilidad?
- Simplificación. Los sistemas de contabilidad permiten a las personas gestionar sus finanzas sin ser contables, y están diseñados para dar sentido a los números mientras realizan cálculos automatizados. Los gestores pueden realizar todas las tareas contables y cumplir con las normas legales desde un ordenador de sobremesa o un dispositivo móvil con poca o ninguna formación, y no tienen que pagar sueldos a personal externo para mantener los presupuestos.
- Ahorro de costes. Los sistemas de contabilidad y finanzas automatizan los procesos administrativos y de cálculo básicos y controlan el marco de ingresos, por lo que no es necesario subcontratar la gestión financiera a especialistas externos. También reducen los costes de impresión y distribución de documentos y permiten almacenar los datos sensibles en un lugar seguro y vigilado.
- Total transparencia financiera. Lo más destacado de un buen sistema de contabilidad desde el punto de vista del contable o el auditor es el coste y la prevención de errores humanos recurrentes. Calcular cantidades inexactas o no comunicar los datos a tiempo puede poner fácilmente en riesgo su negocio, y es aquí donde los cálculos automatizados pueden ser más útiles.
- Estrategia. Esta es una de las principales ventajas del software de contabilidad. Sin un sistema sólido, puede llevar mucho tiempo identificar con detalle los patrones y las tendencias del rendimiento empresarial. El software de contabilidad da sentido a las cifras y le ayuda a entender dónde debe reducir los gastos o invertir más. Tener una imagen clara de la situación financiera actual facilita el desarrollo de estrategias inteligentes y la asignación adecuada de recursos.
- Aumento de la productividad. Si la dirección tiene que elegir un conjunto de servicios digitales para mejorar el rendimiento, la primera opción debería ser el software de contabilidad. Estos sistemas se adentran en las operaciones diarias más tediosas de una empresa, permitiéndoles recopilar, organizar y analizar los datos más sensibles y, lo que es más importante, gastar el dinero de forma más inteligente.
- Cumplimiento fiscal. Muchos de los sistemas contables actuales de primera clase están especializados en el apoyo y la información sobre las nóminas y el cumplimiento automático de la normativa fiscal. Una vez activados, se convierten en la principal fuente de información fiscal y de auditoría y almacenan toda la información crítica para mantener un flujo de trabajo transparente.
- Mejora de las relaciones con los clientes. Algunas personas dicen que el software de contabilidad tiene poco que ver con el servicio a los clientes, pero esto no podría estar más lejos de la realidad. Hoy en día, la mayoría de los sistemas de contabilidad (sea cual sea su función principal) giran en torno a la facturación eficiente y a la prevención de retrasos y errores de comunicación de cualquier tipo. Además, se pueden personalizar fácilmente para que representen a su empresa, haciendo que la actuación de ésta sea más profesional y fiable.
- Seguridad. Los datos financieros son la información más valiosa de una empresa y deben ser protegidos para que no caigan en manos equivocadas o se pierdan por errores. Esto es exactamente lo que los sistemas contables y financieros hacen por sus usuarios, impidiendo que las cuentas se vean comprometidas de alguna manera y manteniendo copias adicionales en caso de que sea necesario recuperarlas. En la mayoría de los casos, esto implica establecer disposiciones de seguridad internas y decidir quién tiene acceso a los datos sensibles.